こんにちは、みなもとです。
仕事をしていて、ある程度期間がたつと、自分なりの仕事のやり方が出来てきますよね。
仕事自体は慣れてきたのだけど、
・自分の仕事への取り組み方は、これで良いのかと迷う
・やることがたくさんありすぎて、いつも忙しい
・上手くコミュニケーションが取れていない気がする
こんな悩みありませんか？
この記事では、もう一度仕事のおさらいをして、皆様の仕事の生産性を
向上させるお手伝いをさせていただければと思います。
【この記事の内容】
・もう一度、仕事の基本をおさらい
・仕事は、取り組む前が一番大事 考え方を考える
・簡潔に確実に伝えるための、話し方
・便利なフォーマット：議事録 / 課題進捗表
もう一度仕事の基本をおさらい
仕事とは、一言で言うと「相手の期待を超えること」だと言えます。
仕事は相手があってはじめて成り立ち、期待に対価を払うからです。
相手とは、お客さまだけではなく、社内の上司や一緒に仕事をするチームメンバーのこともさします。
期待を超えたと感じたときに、満足感を抱き、また頼もうという意思が生まれます。
期待をこえるためには、期待を正確に把握する必用があります
そのために、
・背景
・目的
・成果物のイメージ
・機嫌
を把握します。
仕事を受けたときに、上記の項目を書き出し、
明らかになっていないことはないか？チェックしてみることも有効です。
期待をしれば、どう超えるか？を考えることが出来ます。
間違った方向の努力を減らすことができます。
例えば、スライドのデザインに凝る、必要以上に情報を集める など
結果時間を創ることにもつながります。
仕事は取り組む前が一番大事：考え方を考える
仕事は取り組む前がとても重要です。
仕事にとっての２大NGは、
・期待に応えられないこと
・何度もやり直しになり先に進めないこと
です。
この２大NGを避けるためにも、仕事を取り組む前の考え方が大事になります。
具体的な考え方を下記ご紹介します。
●ゴールに行き着く、アプローチから考える
どのように考えたら応えに行き着くか？
そのアプローチ方法を考えます。
いきなり着手せず、考え方を考えるといったイメージです。
●仮説思考
現時点での結論をだすことが、仮説思考です。
いまある予測範囲で、最終にいたるストーリーラインを描いてしまいます。
この仮説がありはじめてリサーチが活きてきます。
（リサーチは仮説とセット/仮説の検証）
仮説→検証→フィードバックのサイクルを回すことで
最終アウトプットの精度を上げて行きます。
仕事をはじめる時点で、最終アウトプットの骨組みをつくってしまい
アウトプットから逆算していくことも有効です。
●ロジックツリー
漏れなく、ダブりなく考えるための道具です。
大きく複雑な問題でも、ロジックツリーを使って小さな問題に分解することで、
それぞれの論点を議論することができます。
各論点の分析が全体につながっていきます。
具体的な制作ステップとしては
①論点を整理/分析
②各論点の数値分析
③各項目の重み付け
④アクションに落としこむ
●雲雨傘
提案には、雲雨傘のセットが必用です。
雲が出ている＝事実
雨がふりそうだ＝解釈
傘を持っていった方が良い＝アクション
どの要素が抜けても提案として不十分になってしまいます。
事実と意見を区別することもできます。
あらかじめ、提案書の見出しにメモをしておくと、慣れてきます。
仕事は「初動」が大事です。
簡潔に確実に、伝えるための話し方
ビジネスの世界では、とにかく、わかりやすく簡潔に伝えることが重要です。
自分にとっても相手にとっても、「時間」はとても基調です。
わかりやすく簡潔に伝えることは、コミュニケーションの基本であり仕事の成果に直結していきます。
そのためのコツを下記記載いたします。
●Talk straight
端的に話すことです
自分にとって、または相手にとって都合のわるいことも駆け引き抜きで率直に応えることが重要です。
質問に対して、究極イエスノーで応えていくイメージです。
現状がわかることにより、リカバリー策も考えやすくなります。
●PREP法
PREPは話し方の基本です。
Point：ポイント
Reason：理由
Example：具体例
Point：もう一度ポイント
この順番では話すと、非常に簡潔で伝わりやすくなります。
●数字とファクト
感覚的に把握していることを、数字に落とし込み「証拠」にします。
とくに独自に集めた数字だと効果的です。
数字こそ全世界の共通言語です。
そこには、新人も社長も関係なく平等です。
数字を考えるクセをつけることが大事です
聞かれたこと、求められていることに確実にこたえることが大事です。
便利なフォーマット
「道具」は、生産性をあげてくれます。
普段の仕事にこそ、「道具」が必用です。
なぜなら、道具は生産性を上げてくれます。
毎回、それぞれのテーマごとに、道具をつくっていては大変なので、あらかじめツールを作成しておくことをオススメします。
とくに、「議事録」と「PJの進捗管理」、この２つの道具をつくることで自分自身ものすごく仕事の効率があがりました。
●議事録について
基本だけれども意外と盲点です。
自分も勘違いしていたのですが、議事録は発話録ではありません。
議事録の目的は、その会議で何が決まったのか？を残し共通認識を得ることです。
【議事録の項目】
・日時/場所/参加者
・決まったこと
・決まらなかったこと
・確認が必用なこと
・ネクストアクション （誰が/いつまでに）
会議の内容を上記に編集する必用があります。
基本的には、上記の項目に沿って議事録を作成します。
キーマンの発話や決定に至るプロセスは補足メモとして
残しておくと有効です。
●課題進捗表
仕事は、誰かと一緒に行うコトがほとんどです。
チームの課題を共有化し、誰がいつまでに対応するのか見える状態にすることが大事です。
PJ進行上の課題をリストUPして、関係者がその進捗を見れるようにしていきます。
エクセルを使うと効果的です。
下記の項目を横列に記載して、課題の解像度を都度あげていきます。
・カテゴリ
・課題
・対応方針
・対応結果
・担当者
・ステータス
・期限
具体的には、まず課題を出します。
細かいことは気にせず、課題と思うことをどんどんだしていきます。
それを①担当者②期限③対応方針を明確にします。
数字を使い、成果物のレベルを明示することで曖昧な部分を残さないことが
重要です。
いつ、どの道具を使うのか？をセットで用意しておく
まとめ
基本的なことを完璧にやることが一番大事です。
基本的なこと、は必用なことだからです。
書籍「コンサル１年目が学ぶこと」は、基本の型が書いてあります。
ある程度キャリアを積んだ後に読むと、より理解出来ます。
そして使ってみることで、腹落ちがあり自分のノウハウへと昇華されていきます。
仕事の能力をあげることは、基本の精度をあげることとも言えます。
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