「プロセスデザイン」うまく仕事を進める方法

こんな悩みありませんか？

【この記事の内容】

仕事のやり方を考えるとき、プロジェクトマネジメントの考え方は非常に役立ちます。

なかでも「プロセス」を考えるところにポイントがあります。

今回は、

『プロセスデザインアプローチ　誰も教えてくれない　プロジェクトマネジメント』
を参考に、プロセスについての記事をまとめました。

うまく仕事をすすめる方法

プロジェクトとは？

やったことがないことを、何が起こるかわからないのに、計画して、予定通りのモノ（コト）を、期限までに作る（終わらせる）ことです

５つのプロセス群

プロジェクトには５つのプロセスがあります。

①企む

プロジェクトに課せられた要求を理解し、プロジェクトの方向性を定めます。

②段取る

プロジェクトのゴールを明確に設定した上で、次に「どうやってそのゴールまでたどり着くか」を練るプロセスです

③実行

計画を立てたら、実行に移します。

④視る

計画と実績のギャップを視て学習をします。
それを計画に反映するイメージです。

⑤振り返る

・うまくいったこと
・うまくいかなかったこと

から

プロジェクトから得た教訓を共有します。

プロジェクトの肝はプロセスを作ること

プロセスがわからなければ、工程表は書けません。

プロジェクトマネジメントが機能するには、プロセスが設計されていること

が必要です

プロセスデザインとは

プロジェクトは戦略実現のための手段です。

戦略は大方針であり、何をするのか？何をしないのか？を規定するものです。

プロセスは戦略を変換した、実行可能なタスクの集合といえます。

プロセス設計に必要な２つの思考

①システム思考

プロセスは、資源を活用して価値を生み出す一連の取り組みです。

あるインプットを加工して、そこに付加価値を足して、アウトプットします。

そして、アウトプットされた成果物は、次のインプットとして引き渡されます。

②逆算思考

逆算思考でプロセスを設計するときは、アウトプットから考えます。

・アウトプットは何か？
・アウトプットで満たすべき基準は何か？

すると、前段階が見えてきて

・アウトプットをつくるときに、どんなインプットが必要か？
・そのインプットをどう加工して、アウトプットを生み出すか？

と考えていきます。

プロセスフローダイアグラム

システム思考と逆算思考を可能とする思考ツールが「プロセスフローダイアグラム」です。

このダイアグラムをつかうことで、プロジェクトを「インプット-プロセス-アウトプット」でとらえることができます。

「例：カレーライス」

最終成果物は「カレーライス」です。
ここから逆算をしていきます。

まず大きく「ルー」と「ごはん」にわけます。

ルーには、「カレー粉とお水と材料を煮込む」必要があります。

加工された材料はひとくちサイズに切られ、軽く日が通るまで炒められた状態です。

なので、その前に「食べやすい大きさに切る」「軽く火が通るまで炒める」というプロセスが必要です。

「ごはん」は、米と水をインプットし、加熱することで「ごはん」になります。

プロセスは、「〇〇を～する」（名詞＋動詞）で表現すると考えやすいです。

プロセスフローダイヤグラムのメリット

①シュミレーションが可能となる

インプット-プロセス-アウトプット
のつながりにそって、プロセスをシュミレーションできます

②プロセスの変更が可能となる

要求の変更、納期の変更、想定外の事象の発生などは、プロセスに影響を及ぼします。

プロセスを表現しておけば、要求に応じて、プロセスを変更することが容易になります。

③先の見通しや影響が見える

要素間のつながりが見える化されているため、あるプロセスのトラブルや遅れが、ほかのプロセスにどのような影響を与えるのか、今後どのような事態が起こりえるのかを予測することが可能となります。

④特別な知識がなくても理解できる

直感的に理解しやすいので、特別な知識がなくても理解できます。
プロジェクトをどのようなプロセスで進めるのか、変更がどのような影響を及ぼすのかなどについて、見える形で説明することによって、プロジェクトを通じて共通認識をいじするのに役立ちます。

プロセスフローダイアグラムの５要素

①「成果物（単表・複表）」

「単表」「複表」の２つです。
単表：ひとつの成果物
複表：ひとまとめの成果物

②無形成果物

人や組織が持つノウハウのことです。

最初のインプット以外に無形成果物はできるだけ使わない方が良いです。

成果物がないということは「人のアタマの中にある」ということですから、変換することが難しいからです。

③プロセス

インプットをアウトプットに変換する一連の行動や動作、処理のことです。

「名詞（〇〇を）＋動詞（～する）」という形式で表現します

④階層化されたプロセス

プロセスにレイヤー構造をもたせることも可能です。

インプットとアウトプットが整合するように表現することがポイントになります。

プロセスフローダイヤグラムのルール

・インプットのないアウトプットを作らない

プロセスには必ずインプットがあります。
作業はイメージできても、インプットがイメージできない場合は無形成果物を書き出す。
「ユーザーの問題意識」などです

・アウトプットのないプロセスを作らない

インプットと同様、プロセスには必ずアウトプットがなければなりません。
アウトプットがなければ、プロセス自体を疑う必要があります。

・プロセスとプロセスはつながない

プロセスとプロセスは直接つながりません

・成果物と成果物はつながない

成果物には、必ずそれを生み出したプロセスがあります。

プロセスフローダイアグラムの書き方

ＳＴＥＰ①対象の成果物を選ぶ

そのプロセスが何を表すのか？成果物を選びます。
設計プロセスなら「設計書」、要件定義プロセスなら「要件定義書」などです。

ＳＴＥＰ②成果物の構成要素を上げる

選択した成果物がどのようなものでなければならないかを具体的に考えるために、その成果物がどのような構成要素を持っているのか書き出します。

ＳＴＥＰ③必要なインプットとプロセスをあげる

成果物をアウトプットするためのインプットを見える化します。
インプットがわかれば、それらを「どう加工するか？」をプロセスとして表現します

ＳＴＥＰ④足りないものを補いながら、入力と出力の「関係」でつなぐ

成果物から逆算しながら、「インプット-プロセス-アウトプット」の関係で、要素をつないでいきます。
つながりを考えていくと、不足しているインプットやアウトプット、それまでみえていなかった「つながり」に気づきます。
足りないモノを補い、細かすぎるものはまとめるなどします。

最終的に全てのプロセスがつながるまで、ＳＴＥＰ３とＳＴＥＰ４を繰り返します。

まとめ

仕事の進め方を考えるときに、プロセスを考えることが非常に大切です。

プロジェクトはプロセスのつながりで出来ているからです。

具体的に

ＳＴＥＰ①対象の成果物を選ぶ

ＳＴＥＰ②成果物の構成要素を上げる

ＳＴＥＰ③必要なインプットとプロセスをあげる

ＳＴＥＰ④足りないものを補いながら、入力と出力の「関係」でつなぐ

この順番を意識します

プロセスを考えることで、仕事の効率は劇的に上がります。