こんにちは、みなもとです。
中小企業診断士として活動しながら、企業のマーケティング部門で働いています。
ありがたいことに、日々多くのお仕事をさせていただいています。
最も大事な仕事道具は？と聞かれたら「手帳」と応えます。
私は、フランクリンプランナーという手帳を使っています。
これまで、ほぼ日手帳やモレスキンなど様々な手帳を使ってきましたが、自分にとってフランクリンプランナーが最高です。
・フランクリンプランナーって良いかも、と気になっている
・でも、使い方が難しいそうと感じている
・有効な使い方が知りたい
このようなことをお考えの方に向けて、自分の使用方法と効果をお伝えしたいと思います。
【この記事の内容】
・フランクリンプランナーの使い方
・有効に使うための具体的STEP
・フランクリンプランナーのメリット / デメリット
初心者でも安心 フランクリンプランナーの使い方
さっそくフランクリンプランナーの使い方について見ていきましょう。
その前に、
・そもそもフランクリンプランナーとはなにか？
・他の手帳とどこが違うのか？
といった点についても、確認したいと思います。
フランクリンプランナーとは？
-７つの習慣とリンクしている
フランクリンプランナーは「７つの習慣」という、世界的ベストセラーをベースにつくられています。
フォーカスされていることは、自分の価値観に裏付けられた「ミッション」を行うための道具という位置づけです。
手帳というと、備忘の意味合いが強かったですが、目的達成のための道具に使うという点で、今までの手帳の考え方とは異なります。
バインダーになっており、ミッション、目標、価値観など自分に合わせて要素（リフィル）を追加で出来るようになっています
自分の使い方にあった手帳に仕上げていくことが出来ます。
他の手帳とどう違う？
では、他の手帳とはどう違うのか？
手帳は４つの世代に分けられます
【第１世代】
メモやチェックリスト
【第２世代】
カレンダーや予定
【第３世代】
第２世代までの特徴に、優先順位や価値観を取り入れたもの。
中心は仕事と期限であり、問題や危機という緊急な仕事にとらわれがちになります。
ほとんどの人は、この世代のタイムマネジメントを行っています。
【第４世代】
モノや時間より、人生全体のミッションを達成することに焦点を合わせた考え方。
人生における重要度が指標となり、仕事だけでなく生活全体をバランス良くマネジメントします。
フランクリンプランナーは、第四世代の手帳だと言われています。
まさに手帳の可能性を拡張してくれています。
フランクリンプランナーの使い方は？
目標を決める
１ヶ月 / １週間 / １日 単位で目標を決めていきます
この目標が行動の理由になります。
行動を計画するにも、目標が必要です。
その目標を言語化できる状態にして、具体的行動に紐付けていきます。
目標を常に意識する思考へとつながります。
これは仕事において大事なことです。
やることを決める
目標が意識できたら、具体的に「やること」を決めます。
目標と完全にリンクした状態で書き出します。
ここでのポイントは
● 動詞で書く 例：「企画書の骨子を、ノートに書く」 ● 状態で書く 例：「企画書がパワーポイントで８０％出来ている状態」
ことです。
やることを具体化していくイメージです。
結果を確認する
実際に行動した結果を記載していきます。
ここをやることが、目標達成のポイントにつながります。
結果を書き出すことで、
・順調に進んでいるところ
・止まっているところ
が見える化されます。
見える化されると、理由も浮かび上がってきます。
夜時間に、ダラダラとしてしまっている時間が異様に多い
などです。
原因がわかれば、対策がわかります。
・無目的なスマホ閲覧をやめよう
・動画は時間を決めよう
といったイメージですね。
「結果を確認する」行動が、よりよい時間の使い方に繋がってい来ます。
私のフランクリンプランナー
私は、１週間単位で予定がリフィルと、１日見開き２ページのリフィルを重ねてしようしています。
１週間と１日単位は他の手帳では共存することがなかなか無く、非常に良いです。
そこに方眼と無地のノートをメモ用に挟んでいます。
目標について特化したリフィルもありますが、私は書き方などが自在に調整できる無地のものを活用しています。
有効に使うための具体的STEP
実は最初の１年間は使い方に失敗しています。
具体的には、下記のような失敗です。
・計画を記載するけれど、その精度が低い
・自分の価値観の見える化が出来ていなかったので目標が立てられていない
・振り返りをしないので、なかなか改善がされない
「手帳第３世代」の使い方のままだったのです。
※
スケジュールに優先度をつけるが、仕事中心・緊急度が高いモノが優先度高い
その失敗を踏まえて、フランクリンプランナーを有効活用するための方法を考え実践しました。
徐々に効果が見え始め、現在は効果的に使えていると思います。
同じ過ちを止めるためにも、下記共有をいたします。
自分を知るために使う
まずは、自分自身について知らないと、なかなか良い目標も立てられません。
フランクリンプランナーは自分をしるためのツールとしても使えます。
自分が大切にしたいこと
まずは、自分が大切にしたいと思うことを書き出します。
ここは、準備段階ですので書き出すモノは何でもOKです。
私は、A4用紙を使っています。
ペンで思いつくまま書き出していきます。
自分の価値観
書き出していくと、共通項のようなものが見えてきます。
その共通項が価値観になります。
フランクリンプランナーには、自分の価値観を書き出しておくリフィルがあります。
そのリフィルを使い、価値観を書き出し、バインダーにはさみます。
自分がどんな価値観を持っているのか？
判断に迷うとき、なにかを決断しようとしているときに、見返せます。
自分の使命
「ミッションステートメント」
７つの習慣の中でも、核となる考え方に「ミッション・ステートメント」があります。
自分自身の使命ともいえるもので、生きていく上でなにをしていきたいか？それはなぜか？
をふかぼって考えていきます。
まさにこのミッションステートメントが、目標を立てるときの軸となってきます。
ミッションステートメントをつくる作業は、大切にしたいこと、価値観を見ながら、作り上げていきます。
最初はうまく言語化できなくてもOKです。
書き出してみることが大事です。
1人になれる時間を取って、じっくりと考えてみることをおすすめします。
また一度書いたら終わりではありません。
何度も書き加えたり、修正をしたりして、作り上げていきます。
自分もバインダーに入れて、年間の目標をたてるとき、1ヶ月の目標をたてるとき、1週間の目標をたてるときに見直しています。
目標を明確にするためにつかう
自分を知ると、目標が立てやすくなります。
目標の立て方が、フランクリンプランナーを使い始めて、一番変化したことかもしれません。
今までは、「やらなくてはいけないこと」のみから目標を立てていました。
しかし、ミッションステートメントをつくることで「やりたいこと」の視点も目標に入れられるようになりました。
1年間の目標
人には、役割がいくつもあります。
自分も、中小企業診断士、会社員だけでなく、父であり、夫であり、親にとっては子ども、兄弟にとっては兄でもあります。
ミッションステートメントは、どの役割をになうことで達成するのかの視点を入れると目標が具体化されやすいです。
まず、１年の目標をたてるときも、役割ごとにテーマを決めて、いつまでにどの状態まで持って行きたいか？を考えながらたてていきます。
1ヶ月の目標
１年の目標を月単位にブレイクダウンしていきます。
月ごとのシートに、大きく ビジネス / プライベートの枠があり、ゴールとそのためのTASKを書く欄があります。
まずは、ここを埋めていくだけでも、しっかり目標をたてる習慣が身につきます。
1週間の目標
1週間単位でも目標を決めていきます。
ここでのポイントも、役割です。
その役割で、何を目標にするか？
ここを明確にすると1週間の目標が組みやすいです。
1週間用のリフィルは、週全体が見える化できておすすめです。
ポイントは、「やらなくてはいけない予定」だけでうめないことです。
例）会議など
「やりたいこと」を、この段階でプロットしてしまいます。
「自分に予約」を取るイメージです。
1日の目標
最終的には、１日の具体的目標にまで落としていきます。
ここでのポイントは、「完了の状態」と「動詞で具体的に書く」ことです。
・〇〇企画書
ではなく
・〇〇企画書を７０％の状態：紙に構成を書く
みたいなイメージです。
これを見たら、すぐに動ける状態にしておくことが大事ですね。
私は、１日２ページタイプのモノを活用しています。
※このタイプの手帳がなかなか無いです、、、
左側ページには、予定と結果。
右側のページには、その日の予習をしています。
〇〇会議では、何を決めるべきか？
伝えておきたいことはなにか？
△△の作業で、とくに注意しておくポイントはなにか？
など、TODOをさらに具体的に考えておきます。
これをやることで、時間をかなり有意義に使うことができます。
振り返るために使う
目標はたてるだけでなく、振り返るところまでがセットです。
この考え方を実践できたことも、フランクリンプランナーを使って凄く良かったことのひとつです。
以前の自分は、目標はなんとなく立てるけれど、立てっぱなしでした。
「達成の要因」、「失敗の要因」がよくわからず、また次の目標を立てる。
今考えてみると、もったいないです。
振り返って得た、学びに成長のタネがあります。
1日を振り返る
1日の振り返りのために、「行動記録」を取っています。
予定の横に、青文字で実際に行ったことを書きます。
これを行うだけで、時間の使い方で、かなり効果があります。
いつも時間がないと思っていましたが、じつは時間はあります。
・ダラダラと無目的に過ごす（時には大事ですが）
・なにかを探す
・悩んでいる
上記のような無駄な時間を結構すごしていることに気づきます。
そこを転換することで一日の有効な時間を増やしていきます。
※行動記録については、下記に記事を書いております
【ダラダラ防止】時間を有効に使うには“行動の記録”が効く | みなもとブログ (minamotog.com)
1週間を振り返る
1週間単位の振り返りも行います。
チェックボックスに、達成した目標をチェックしていくので、1週間を振り返りやすいです。
そして1週間の結果を記載する欄もあるので、そこで出来たこと、出来なかったことを記載します。
1日の行動記録と照らし合わせ、なぜ出来たのか？なぜ出来なかったのか？を考えます。
1ヶ月を振り返る
1ヶ月単位でも振り返ります。
ここでの振り返りが、年間でたてた目標の進捗管理になります。
振り返りと目標をたてる時間をつくる
1日の最後、週末、月末に、振り返りと目標をたてる時間をつくっています。
この時間はミッションステートメントを意識する時間にもなり、自分のやりたいことを意識する時間にもなっています。
フランクリンプランナーのメリット / デメリット
3年間使ってみた、フランクリンプランナーのメリット/デメリットをまとめてみたいと思います。
フランクリンプランナーを使うメリット
目的思考になる
ここが一番大きなメリットかもしれません。
目的をもって、行動を行えるようになる。
書くと簡単ですが、意識しないとなかなか難しいです。
フランクリンプランナーには、目的思考になるための仕組み
（月間 /習慣 / 1日 の目標をたてるシート）があります。
まずはここを埋めていくだけで、目的思考に近づきます。
振り返りを行うクセがつく
目標をたてても、振り返らない
これが成長を阻害するボトルネックです。
逆をいえば、振り返る時間を少しでもとれば、成長につながります。
なぜなら、やるべきことが明確になり、振り返るプロセスで思考力が向上するからです。
自分のことを知れる
わかっていると思っていても、意外と知れていないのが自分自身ことです。
理由としては、自分と向き合う時間が少ないことがあげられます。
日常が忙しいと、なかなかすでにはいっている予定を優先にしがちです。
だからこそ、あらかじめ自分に予約する必要があり、フランクリンプランナーがみちびいてくれます。
大切にしていること、価値観、ミッションステートメントをつくるプロセスこそが、自分と向き合う時間です。
スターターキットは、上記メリットを感じるための道具がすべて入っています。
フランクリンプランナーのデメリット
値段が高い
普通の手帳よりも、高いのは確かです。
とくに、私は習慣のリフィルと一日２ページのリフィルを併用しているので、1万円ほどかかります。
リフィルとはべつに、バインダーの値段もかかってしまいます。
ただ、毎日何度も使う道具にお金を掛けるのは悪いことではないと思っています。
私は、革のバインダーを使用しています。
年々、自分に馴染んできているような気がして、気分が上がります。
自分のことを知ると無駄づかいもなくなり、トータルとしては節約になっている気がします笑
記入することが多い
今回、ご紹介した記入方法を行えば、少なからず効果を感じていただけるはずです。
ただ記入することが多いですよね。
いきなり全部完璧にやろうとせず、少しづつはじめていただくのも手です。
例えば、
「一日の目標を前日の夜に書く」
まずはこれだけでもはじめてみることをオススメします。
大きくて、重い
フランクリンプランナーは重くて大きいです。
カバンの中に入れるとかさばります。
ここは、不便ですが仕方がないですね。
存在感があるので、何か書こうという気持ちになります。
まとめ
フランクリンプランナーはおすすめです。
自分を知り、やりたいことを見つけ、具体的に行動に移せるからです。
目標をたて、行動を記録し、振り返る
そのための最高のツールが、フランクリンプランナーです。
まずは、
「前日の夜に、次の日の目標をたてる」
ここからはじめてみては、いかがでしょうか。
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