時間がないときに使える！企画書の型

こんにちは、みなもとです。

このような悩みはありませんか？

【この記事の内容】
・素早く作れる、企画書の型
・具体的な作成手順

私は、中小企業診断士として活動しながら、メーカーのマーケティング部門に勤めています。

とにかく企画書を作り続けてきました。

今でもほぼ毎日、企画書を作っています。

急いで作成しなければいけない場面に、幾度も遭遇してきました。

世の中で流通している企画書のテンプレートは、要素が多すぎて活用が難しいと感じていました。

かと言って、雑に書いては「考えを正しく伝える」という目的に沿わなくなってしまう。

試行錯誤した結果、「早く作れて」「しっかり使える」２つの型を作りました。

今回はその２つの型をご紹介したいと思います。

時間が無いときに使える企画書の型

企画書とは

企画書とは、「アイデア」を伝えるための書類です。

提案書との違い

厳密に言うと、企画書は「社内向けの資料」提案書は「社外向けの資料」という定義があります。

しかし、正直混合して使われている印象があるので、ここはあまり気にしなくても良いです

企画書の型

時間がないときにも、しっかりと伝わる企画書の型を２つご紹介します。

企画書の型Ⅰ：ギャップ解決型　

という構成です。

【作成ＳＴＥＰ】

ＳＴＥＰ①：あるべき姿を描く

あるべき姿とは、テーマやアイデアが実現された姿を指します。

具体的には、下記２つの質問に応えることで、描いていきます。

「テーマにおける、あるべき姿はどのような状態か？
「なぜ、そのあるべき姿が必要なのか？」

最初にゴールを明確に示します。

例えば、チームの活性化がテーマの場合

チーム全員でアイデアを出し合えている状態

をあるべき姿に設定するイメージです。

STEP②：現状を確認する

あるべき姿に対して、現在の状況を書き出します

出来ていること、出来ていないことの両面から記載していきます。

例えば、先述の例だと

・チームメンバーみんなそれぞれの仕事を受け持っている
・依頼される仕事量も多く、フル稼働しないとこなせない

STEP③：ギャップを書く

あるべき姿と現状を記載すると、「ギャップ」が現れてきます。

ギャップが生じている理由と合わせて書き出します。

そして最も解決に注力すべきギャップを定めます。

例えば、先述の例だと

・アイデアを出す時間が確保できていない
・チームみんなで集まる機会もない
・フル稼働と言っているけれど、無駄な仕事も多い

そもそも、メンバーの状況を把握できておらず、個人に任せすぎている結果、アイデアを出す時間が作れていないことが判明しました。

そこでフォーカスするギャップとして、

チームみんなで集まる機会もない

に設定しました。

STEP④：解決策を書く

フォーカスした、ギャップの解決策を書きます。
その際に、解決策を実現するための手順を具体的に書くことがポイントです。

先述の例だと

ギャップ：チームみんなで集まる機会もない

解決策：週に１度集まる機会をつくり、仕事の共有とアイデアディスカッションを行う

といったイメージです。

そして具体的に、いつの時間を設定するのか？目的とアジェンダをどう設定するか？アイデアの管理をどうするか？など詳細を詰めていきます。

企画書の型Ⅱ：２Ｗ１Ｈ型

普通は５Ｗ１Ｈ（Ｗｈｙ/Ｗｈａｔ/Ｗｈｏ/Ｗｈｅｎ/Ｗｈｅｒｅ/Ｈｏｗ）
ですが、あえて２Ｗ１Ｈ（Ｗｈｙ/Ｗｈａｔ/Ｈｏｗ）に絞ります。

という構成になります。

【作成ＳＴＥＰ】

ＳＴＥＰ①：Ｗｈｙ「なぜやるのか？」

テーマが生じた背景/理由を記載します。
テーマの重要性を認識して貰うイメージです。

例えば、新規事業がテーマの場合

既存事業の危機：３年経年で〇％利益が減少している
新規事業の機会：世の中の変化が激しく、市場機会が数多く存在している

いったイメージです。

ＳＴＥＰ②：Ｗｈａｔ「何をするのか？」

背景にたいして、何を行うのか？を簡潔に書き出します。

先述の例であれば

新規事業開発を行う

といったイメージです。
シンプルで誰から見てもわかる言葉にすることが大事です。

STEP③：ＨOW

実行計画を書きます。

大まかな流れと、誰がいつまでに行うのか？の具体計画を書き出します。

先述の例であれば

全社のメンバーからアイデアを公募する、「事業アイデアピッチ」を開催する

といったイメージです。

そこから、

・プログラムはどうするか？
・事務局はどうするか？
・全体のスケジュールはどうするか？

など詳細をつけていきます。

作成の手順

企画書の作成手順は大きく４つに分けられます。

①紙に考えを書き出す

まずは、構成も何も気にせず、思いついたことや調べたことなど書き出します。

書いているうちに、考えが洗練されていきます。

②紙に構成を書く

どの順番で書き出した要素を並べるか？を書き出します。

今回紹介した２つの型が使えます。

各要素ごとのキーメッセージを添えておきます。

③パワポにメッセージだけを書き出す

ここでパワポをひらき、各スライドの上にキーメッセージだけをいれていきます。

④パワポを完成させる

各スライドを完成させます。

目的は、しっかりと伝えることなので装飾に必要以上にこだわらなくても良いと思います。

時間をかけ過ぎないことがポイントです。

資料づくりを効率的に行うポイント

資料づくりは、こだわろうと思えばどこまでも追求できます。

だからこそ、効率的に行う視点を持つことが大事でる。

３つのポイントをお伝えします。

ポイント①：紙で考える時間を多く

パワポの前で考えない。

これが鉄則になります。

書くという行為と考えるという行為の親和性は絶大です。

「書きながら考える」

を習慣化できたとき、生産性があがりました。

ポイント②：パワポ作業は最小に

パワポの作業は最小に抑えることも大事です。

前述した「伝わるパワポのルール」をベースに、フォーマットを固めてしまうことがコツです。

ポイント③：時間を決めて作る

最後に、作る時間をあらかじめ設定し深追いしすぎないことが大事です。

私は２５分を１セットにして、何セットで作りきるか？を定めて作成してます。

２５分だと集中力も持続するしおすすめです。

まとめ

企画書には型があり、型は生産性を上げることに役立ちます。
※しっかり伝わり、時間を短縮

企画書作りには、時間をかけず、考えたり議論したりすることに時間をかけることが
大事です。

今回は、「時間がない」いときでもしっかり伝わる企画書の型を２つ紹介
①ギャップ型：あるべき姿と現状のギャップ
②２Ｗ１Ｈ型：Ｗｈｙ「なぜ」Ｗｈａｔ「何を」Ｈｏｗ「どのように」

企画書づくりに迷ったら、是非活用してみてください。