社内仕事の「面倒くさい」を解決する９つのコツ

こんな悩みありませんか？

私も、１０年以上企業に所属して働いているなかで常日頃から感じていた悩みでした。

とくに、最初の３年くらいは、あまりの社内仕事の多さに辟易して、顧客と向き合わない仕事は意味が無いのではないか？とモヤモヤしていました。

１０年かけてわかってきた社内仕事をうまく実施するコツを共有したいとおもいます。

※社内の仕事＝①社内会議②社内用資料作成

社内仕事の「面倒くさい」を解決する９つのコツ

社内仕事の「面倒くさい」を解決するコツを、
「機能面」と「情緒面」の２つにわけて整理します。

機能面：スムーズに物事を進めるポイント

社内仕事の目的を大きく分けると、２つあります。

①実施したいことの了承を得ること
②実施していることの報告をすること

その目的を達成するために、

①社内用資料
②社内会議

という、社内仕事が発生していきます。

目的をスムーズに達成するためのコツとして、それぞれ３つづつあります。

情緒面：メンタルブロックの外し方

社内仕事は、納期も短いわりに細かく依頼される特性があるゆえ、不のメンタルが発生しやすいです。

そんな不のメンタル状況（＝メンタルブロック）を外すことも大事なポイントです。

ここは自分の経験や気づきから３つのコツを共有します

社内仕事の「面倒くさい」を解決する９つのコツ：具体的方法

そもそも、なぜ社内仕事は発生するのか？

経営の現状を把握し、次の戦略を考えるため

会社組織は大抵はピラミッドの構造になっています。

基本下から上へと、情報を上げていきます。

情報は２つの視点で貴重になります

①現状を把握する
②次の戦略を考える

①現状を把握する
基本、３カ年の中期戦略に基づき日々の活動を行っています。
（※スタートアップなどはもっと短期ですが）

たてた戦略が上手くいっているのか？
改善が必要なのか？

判断をするために現状の進捗情報を把握しておく必要があります。

②次の戦略を考える
現状を踏まえ次の戦略を考えていきます。

･うまくいっていないところをてこ入れする
･うまくいっているところをさらに強化する
･新しいビジネスの機会をみつける
･次期の３カ年の方向性を考える

現場からの情報は、考えるための重要な情報になります。

なぜ、社内仕事は面倒くさいのか？

発生する前提条件はわかった。

確かに大事なことも理解できる。

けれども面倒くさすぎる。

というのが実際のところですよね、、、、

ではなぜ、社内仕事は面倒くさいのか？

私なりに整理すると、大きく３つあると思います

①無駄に感じてしまう

現状実施している仕事に、割り込んで入ってくる社内仕事

細かい数字や実施の背景内容を聞かれると

「それ何に使うの？」
「知ってどうなるの？」
「そんな短期間で何度もなぜ出さないといけないの？」

と、口頭で言えばすむのにわざわざ会議を開催したり、資料を制作することを
無駄だと感じてしまうことが原因のひとつです

②とにかく手戻りが多い

「やり直し」や「追加作業が多い」というのもストレスの原因ですね。

とにかく納期がないわりには、正確性と網羅性が求められます。

まだ検討していなかったことも、含めて聞かれるのでとにかく面倒に感じてしまいます。

③すぐには答えにくい問いが多い

「それ儲かるの？」
「何年後のどのくらいのビジネスになるの？」
「市場規模は？」

と聞かれること多いですよね。
というか、新しい取り組みはとくに正直わからないですよね。

現状わからないから、すぐには答えられない。

けれど答えなけらばならないことにストレスを感じてしまいます。

この３点を解決するコツを具体的に見ていきたいとおもいます。

社内仕事の「面倒くさい」を解決する９つのコツ

目指すべき姿
･機能面：スムーズに物事が進む
･情緒面：メンタルブロックが外れる

機能面：スムーズに物事を進める

スムーズに物事が進むとは、

･社内資料：手戻りなく、資料が受け取られる
･社内会議：目的にそった会議運営がされ、最低時間内に終わる

ことです。

①社内資料をスムーズにする３つのコツ

社内資料作成の３つのポイント
①目的をはっきりとする
②６Ｗ１Ｈ
③分からなくても数字を出す

１：目的をはっきりとする：上司が聞きたいことはなにか？

そもそもこの資料を作成する目的は何か？

･役員の経営会議で使う
･上司が部門の戦略をたてる際に活用する
･アクションプランの進捗を確認する

作成された資料がどう使われるのか？
どのような意思決定に活用されるのか？
その意思決定をするには、どのような情報があると良いのか？

を鮮明にイメージします。

そして、自分がイメージした上で、

「このような用途で使う資料ですか？」

と作成前に上司と意識合わせをしておくことが大事です。

２：６Ｗ１Ｈ
「誰が/なにを/なぜ/いつ/誰に/どのように/いくら」

どのような目的の資料も、上記の項目が抑えられていることが最低条件になります。

手戻りがときを思い返してみると、どこかが抜けており、そこを指摘されルパターンでした。
とくに抜けがちなのは、「いくら？」の部分です。

新規アイデアの場合

･それを実行したらいくら儲かるのか？
･単価はいくらか？
･コストはどのくらいかかるのか？
･利益率はどのくらいか？
･そもそも、市場規模は？

といったことは必ず問われますよね。
そして、アイデアを出した段階ではわからないことが多い、、、
なので抜けがちになります。

しかし、上司は一番その「いくら」部分が知りたかったりします。

３：分からなくても出す

数字をわからなくても出す！これが大事です。

わからないから当てずっぽうで出すのではなく

「数字」と「根拠」をセットで出します。

根拠とは計算のロジックになります。

計算のロジックは、因数分解です。

単純なものでいうと、レストランの年間売上は

客単価×客数/１日あたり×７日×５２週

に分解できます。

根拠としての因数分解を出すことにより

客単価をあげるのか？客数をあげるのか？という議論につながります。

これは、「フェルミ推定」という技術により体系化されています。

②社内会議をスムーズにする３つのコツ

社内会議の３つのコツ
①目的をはっきり
②アジェンダを考える
③議事録

１：全ての会議に目的を！

社内会議を客観的に眺めてみると

目的があいまい、もしくは目的が見えない会議が実は多いです。

会議の目的を明らかにして、会議が始まる前に参加者全員に伝える。

この行動だけで、不毛な時間を防ぐことが出来ます。

２アジェンダをつくる

会議の目的を明確にしたら、時間内に目的を達成するための要素を
考えます。

その要素がアジェンダ＝議題になります。

アジェンダは会議が始まる前までに参加者に共有することがのぞましいです。

アジェンダを考えると、時間をかえるべき項目が見えてきます。

そして、「資料をただ伝えるだけ」の時間がいかに無駄かがわかります。

私は説明すべき資料がある場合は、事前に資料を送り読んでおいてもらうようにしています。
内容を理解したうえで、ディスカッションから入ることができるので、会議が非常に有意義になりました。

３議事録をつくる
＝発話録からの脱却
1st-目的/アジェンダ/決まったこと/積み残したこと/ネクストアクション

情緒面：メンタルブロックを外す３つのコツ

社内仕事は、低く見られがちだと思います。

･顧客を見て仕事をするべきなのに、社内を見ても良い仕事が出来るとは思わない
･社内仕事をしている時間があったら、顧客の声を聞いたり、得意先に訪問したりした方が
売上利益に結びつく
･売上にも利益にも直接結びつかない仕事に時間も労力もかけたくない

このような不の感情が働いたこともあるのではないでしょうか。

私も、何度も思いました笑

しかし、何度も社内仕事を実施していく中で、

･マネジメント層の納得が得られ、投資してもらえる
･社内での共通認識が生まれ、活動がスムーズになる
･活動が公に認められ、周囲から評価をしてもらえる

など、仕事を進める上でメリットも大きいことがわかってきました。

負の感情、メンタルブロックを外すための３つのコツを共有します！

メンタルブロックを外す３つのコツ
①自分の顧客は、まず所属企業
②評価をあげるという視点
③背景を理解する

１：自分の顧客はまずは雇ってくれている会社と再認識する

具体的に、自分に給与を払ってくれているのは勤務先の会社

あたりまえすぎることなのですが、日々忙しく働いていると、この意識が薄れていきます。

テーマや商品を買ってくれているのは顧客と言う認識が強すぎるからかもしれません。
この視点も全く悪いことではありませんが。

自分の会社に貢献する

という視点をひとつ持っていくだけで、社内仕事だけでなく、仕事の全体像の捉え方や取り組み方が変わります。

２：評価をあげる、給与をあげるという視点

評価や給与を口に出すことは、会社の中だと、どこか不浄なモノ、かっこ悪いイメージがあります。

そのイメージが染みついていき、口に出すことどころか、考えること自体ブロックがかかりがちです。

しかし、評価を上げて、給与をあげるというモチベーションは当然のこと。

そのプロセスが「ごますり」オンリーだったら、考えようですが、
期待を認識し、その期待を超える結果と生み出すためのプロセスを追求していくことは
むしろ会社全体にとっても好ましいことだと思います。

社内仕事は、正確に活動を伝えることによっり、評価に連結していきます。

評価を上げる、給与をあげるための適切な意識を大事にしながらも、口には出さない

この考えが大事だと思っています。

３：背景を理解する

マネジメント層からの指示は、昨日と今日で180度変わったりすることも日常茶飯です。

そのときに、

･言っていることが違うじゃないか
･意味の無い作業をやらせやがって

と、怒りたくなる気持ち、わかります。

ただよく考えると、意味も無く180度変わることはありません

･昨日の夜に上層部との会話の機会があり、戦略変更の意図を知った
･得意先の人事で、担当の役員が替わった

など、指示が変わった、急な依頼が発生した、背景を探って行く視点が大事です

その背景含めて、対応すると上司の立場からしても大変助かります。

背景の共有は、上司との距離を

指示をする、受ける

という関係性から

一緒に難題・無茶ぶりに取り組む仲間

と言う関係に変化させていきます。

まとめ

社内仕事の「面倒くさい」を解決する９つのコツを
「機能」と「情緒」の２つにわけて整理しました。

機能面：仕事がうまくなるポイント

社内仕事とは大きく２点
①資料
②会議

社内資料作成の３つのポイント
①目的をはっきりとする
②６Ｗ１Ｈ
③分からなくても数字を出す

社内会議の３つのコツ
①目的をはっきり
②アジェンダを考える
③議事録

情緒面：メンタルブロックの外し方

メンタルブロックを外す３つのコツ
①自分の顧客は、まず所属企業
②評価をあげるという視点
③背景を理解する